用了 OmniFocus 800 天,我意识到了我的平凡

2017-06-24

2017 年 6 月 22 号,恰好是我使用 OmniFocus 的第 800 天。从兴奋的初体验,陡然进入自我怀疑和醒悟反复交错的阶段,直到写下这篇文章时,我发现「承认自己的平凡」,才是和它相处,最好的方式。

从错觉到现实

「Getting Things Done」是我知道的为数不多的直接将口号拿来做名称的理论。极富煽动力的三个单词,让我没有真正去读那本书之前,脑中就似乎看到了,大大小小的项目一个个被井井有条的消除的场景。而 OmniFocus 作为外界评价「最忠实于 GTD」的工具,自然也让我产生了使用它,就能化身高效人士的错觉。

 https://cdn.sspai.com/2017/06/21/2b0bcc8d185e3ad37004500dcc31c494.png?imageMogr2/quality/90/thumbnail/700x OmniFocus 官网上迷人的广告 然而实际使用两年多后,我依然没有变成自己当初憧憬的那个,能够现实中辗转腾挪,得心应手的应对所有事的「效率达人」。而是在一次次怀疑自己和怀疑工具过后,才意识到自己只是个精力有限、能力有限的普通人。只有当我自己想清楚了「能做什么」,「应该做什么」之后,才有机会完成「想做的事」。

而 OmniFocus ,则只是一个在这个过程中让我保持「Focus」的工具

只把「能做的事」放进 OmniFocus

甫一开始使用 OmniFocus 时,遇上最大的问题不是软件本身,而是我压根不知道怎么把现实中的事情,有条理放到 OmniFocus 中。

收集和处理任务(给任务加上时间、地点等属性)是 GTD 流程中的前两个环节,因为它们的字面意思已经过于直白,绝大多数教程都蜻蜓点水般的带过,拿一些生活中常见的任务来举例。例如 OmniFocus 的官方教程就是以「换灯泡」给 Inbox 动作距离,讲解项目时则是烘培蛋糕等。

然而这样的教程无异于「四步画马法」。

相比这些教程中的熟悉的事情,现实中更多的是一开始无从下手的事情。上学期一开始我就在 OmniFocus 中创建了一个「学期报告」的项目,但当时我对要写的题目基本一无所知,也就无法在 OmniFocus 中将这个项目进一步分解。毕竟将大项目有逻辑分解为一个个小动作,才是有技术含量的地方。

但是这是 OmniFocus 这个软件的设计或者 GTD 理论的缺陷吗?

将远在天边的目标化成一个个可以执行的动作,所谓的事项管理软件才能发挥作用。而「分解项目」的前提是:这个项目在你的能力范围之内。起码,你得知道怎么开始。

虽然我无法一口气将「写论文」这件事完全正确的从头到尾分解出来,但是我知道该如何去开始。于是我先添加了一个「和教授约时间面谈,讨论报告的主题和范围」的动作;面谈过后,在对主题有了解,于是创建了一个「搜索主题相关的论文和报告」的动作。

目前的我,仍在一个在学习阶段。如果直接扔一个类似「写一个自动生成报告的 Python script」的项目进 OmniFocus,自己根本不知道如何进行下去,OmniFocus 自然也排不上用场。我只能把目前自己「能做的事」一个个添加进去,而不是脑子里想当然的给自己定一些计划和任务。

而 OmniFocus 让我意识到,我的能力是有限的,在每一个当下,都只能做那些我「能做的事」。

只把「应该做的事」放进 OmniFocus

随着对 OmniFocus 的熟悉和依赖,我开始逐渐把生活中的项目一个个搬进去。既有「每周末例行大扫除」这样的生活琐事,也有「学习《最简单的魔法》 PS 教程」这样让自己兴奋的挑战。

但在 OmniFocus 里,无论是收件箱还是项目列表,都开始逐渐被塞满,任务之间互相争夺我的注意力,看上去都在井井有条的进行中,实际上却没几个项目真正按规划的时间完成了。

 https://cdn.sspai.com/2017/06/21/00c4949f6a0dd8a0a93c1251873694d4.png?imageMogr2/quality/90/thumbnail/700x OmniFocus 中被我暂停的项目(左)Bear 中的 Wunderlist(右)添加「学习《最简单的魔法》 PS 教程」这个项目的时候,我感叹终于有个易懂系统的 PS 教程,这次一定要学会它。于是按课程章节添加了动作,规划了每周看视频教程的时间。但现实却是学习的过程断断续续,始终没法走上学习该有的节奏。

这是 OmniFocus 的事项管理体系出了问题吗?

在没有这段经历之前,我一直自诩为一个「学有余力」的人,过渡热衷于一些「想做的事」,却忽视了那些「应该做的事」(比如周末大扫除)。而当所有的事都在 OmniFocus 中平铺显示时,我才意识到,我只是一个精力有限的普通人,在去做那些有趣的「课外项目」之前,还是应该先保证能完成「应该做的事」。

于是我把 OmniFocus 中那些有趣,但是目前不是我生活学习重心的项目,统统请了出去,在 Bear 中创建了一个 Wunderlist。当不成「学霸」必然有些失落,但是连「该做的事」都不能好好完成,不才是一起混乱的起点吗?

我自己都没法「管理」的时间和生活

曾一度很迷恋在 OmniFocus 中按时间属性去安排自己的项目,就像小学时每个寒暑假一开始,都给自己定下不少计划。做完计划的那一刻似乎就感觉已经完成所有目标了。然而现实却是,预测试图里安排的「已标注」和「推迟到今日」的任务,执行起来总是不顺利,最后只能把任务再次推迟。

如果不能妥当按时间安排这些任务,使用 OmniFocus 的意义在哪里呢。

OmniFocus 里对任务的时间属性设计的很意思,只有「推迟至」和「截止」。一个是任务可以开始进行(而不是一定要执行)的时间,例如拿到了同事初步处理好的数据,自己才能开始进行「数据分析」这个动作。另一个则是任务的「截止时间」,例如交报告的截止日期。两个时间点结合起来,往往是一段比想象中要长,使得去执行它的动力不是那么足。那为什么不像日历一样,设定一个开始做和结束的时间呢。

因为在我的实际生活中,意外事件和被打断才是常态

打断我一天的安排可能来自外部,例如来自朋友的请求,意外接到的任务;更多的时候是来自内部的,例如执行某个任务到一半发现自己接下去不会做了,需要找老师帮助。如果像之前一样,强行给任务钉上开始和结束时间,只会不停的重新去调整,直到对完成它失去信心。

我是个普通人,所以我才需要 OmniFocus

OmniFocus 既不能管理我理所不能及的事情,也不能管理我有心无力的事情,剩下的任务,不能如我期望的那种精确的按照时间表执行,那么对于平凡地我来说,它还是必须的吗?

是!

正是因为我的生活充满了限制,是带着脚铐跳舞,我才意识到OmniFocus 才更有存在的意义。正如其名,我需要它帮我「Focus」。

 https://cdn.sspai.com/2017/06/21/f2bb0e30598ed102a0a82c8c70858d36.jpeg?imageMogr2/quality/90/thumbnail/700x 例行视图(左)已标记视图(右) 对我来说,所谓 Focus ,就是找出眼下应该做的事情。

「例行」视图里放着每天要做的事情,对应着早上到了学校,开始干正事前应该做的准备工作;「Do it」视图里的任务,截止日都是今日,是无条件应该每天先完成的任务;如果被打上了标记,则意味着这项任务近日(我给自己的余量是三天内)应该去执行。

而更宏观的 Focus,是将我有限的精力 Focus 在「应该做的事」上。

还记得前面说的吗?强行给任务加上开始和结束时间是不现实的,但是若按照时间上相对的紧急性,辅以地点作为过滤,就能「Focus」于那些专注于眼下「应该做的事」。首先「Focus」那些相对紧急重要的事情,在完成所有优先级高的任务之后,再给自己逐渐加一些任务。就像一个水库,不是死板的按计划来安排排水蓄水,而是实际的水位变化,去调整蓄水的进度。Omnifocus 的就是那只水位计。

当我意识到 OmniFocus 在我生活中的角色时,便明白了在「自我管理」这条路上,最首要不是去对比OmniFocus、2DO 和 Things 等工具的异同或者如何使用这些工具,而是先想自己想过什么样的生活,而我想要的是:

不盲目跟随所谓的「热门」或者「主流」,不被纷繁复杂的新鲜事物把生活切割成碎片,明白自己的「平凡」,进而 「Focus」。

Comments
Write a Comment